Ablauforganisation einfach erklärt, Ziele, Aufgaben, visuelle Darstellung

Ablauforganisation als Garant für die eigene gesteigerte Produktivität

Zeit ist Geld – sagt ein Sprichwort. Gerade in Unternehmen bedarf es einer genau getakteten Aufstellung sämtlicher Einzelprozesse, dafür benötigt man Ressourcen sowie ein grandioses Selbstmanagement. Dies alles umfasst die Ablauforganisation, die sich somit elementar für eine optimierte Produktivität und somit die Ausreizung des Unternehmenspotenzials erweist.

Ablauforganisation – Was ist das?

Allgemein formuliert, betrifft die Ablauforganisation sämtliche Prozesse einer Organisation beziehungsweise eines Unternehmens. Mit Hilfe dieses Instruments werden die einzelnen Arbeitsschritte beschrieben, um die im Vorfeld festgelegten, gewünschten Ergebnisse zu ermitteln. Die Aspekte der zeitlichen, räumlichen sowie hierarchischen Abfolge werden hierbei klar definiert.

Unter Berücksichtigung der Zuhilfenahme von Werkzeug, Maschinen und anderen Hilfsmitteln sowie dem Personal sind die Abläufe folglich optimal organisiert. Moderne Formulierungen beschreiben diese Effektivität sowie Effizienz gern auch als Prozess- oder Workflow-Management. Während in der Aufbauorganisation die Hierarchie einzelner Abteilungen sowie bei geringer Unternehmensgröße separater Mitarbeiter geklärt wird, behandelt die Ablauforganisation deren Zusammenspiel. Diese beiden Darstellungen charakterisieren die Grundstruktur eines Unternehmens.

Die Ziele und Vorteile der Ablauforganisation

Das erste Ziel beschreibt die optimale Vernetzung aller beteiligten Arbeitskräfte und der für einzelne Schritte benötigten Gerätschaften. Dank einer intakten Ablauforganisation gestaltet sich die Zusammenarbeit deutlich effizienter. Dadurch wiederum wird eine Zeitersparnis – erstens im Arbeitsschritt selbst, zweitens im Übergreifen mehrerer Arbeitssegmente und letztlich des gesamten Projektes forciert. Dabei richtet sich der Fokus beim Thema Zeiteinsparung stets auf die gleichzeitige Sicherung von qualitativen Ergebnissen.

Vorteile durch die Organisation von Prozessen und deren Ablauf

Doch eine gute Ablauforganisation hat noch mehr Vorteile zu bieten, so zum Beispiel:

• Produktionssteigerung
• Optimierung der separaten Abläufe
• Minimierung von Verzögerungen
• Senkung der Kosten pro Arbeitsablauf
• Verbesserung der unternehmerischen Ergebnisleistung
• Maximierung der wirtschaftlichen Chancen in Absatz sowie Gewinn
• Workflow Automation per Whitepaper

Mit einer Ablauforganisation schenkt sich der Betrieb beziehungsweise das Projekt selbst eine möglichst effiziente Komplexität. Das Grundprinzip der flexiblen und dennoch standardisierten Realisierung anstehender Aufgaben wird hiermit bestmöglich umgesetzt.

Vorteile der Modellierung und schematischen Darstellung

Dies schafft sie einerseits per Modellierung: Aufgrund der schematischen Darstellung sämtlicher komplexer Arbeitsabläufe wird ein leicht verständlicher Überblick über das große Ganze geschaffen. Dies erfolgt nicht nur über das später noch genauer beschriebene Flow-Chart, sondern ebenso über die parallel durchgeführte Dokumentation einzelner Schritte.

Auf diesem Weg lassen sich Stolpersteine wie Bezugsengpass oder Zeitverschwendung sofort erkennen. Bestehende Prozesse lassen sich einfacher analysieren sowie verbessern. Neue Arbeitsabläufe werden durch diese übersichtliche Modellierung deutlich unkomplizierter in den Produktionsablauf integriert.

Standardisierung als Vorteil

Damit die Theorie auf dem Papier auch in der Praxis umgesetzt wird, bedarf es der Standardisierung. Mittels definierter Arbeitshandlungen und Aufgabenverteilungen entsteht erst das effiziente Arbeiten am Objekt oder der Thematik. Ein weiterer Vorteil dieser deklarierten Arbeitsschritte präsentiert sich im verlässlichen Qualitätsstandard der Endprodukte.

Automatisierung als Vorteil

Dank technischer Entwicklungen, nutzen immer mehr Unternehmen die Automatisierung. Einzelne Arbeitsschritte oder gar gesamte Prozesse werden immer öfter durch gleich agierende Roboter sowie Softwarelösungen realisiert. Sie stehen zu jeder gewünschten Zeit mit den vorgegebenen Parametern für exakt gleiche Produktionsabläufe und liefern dabei identische Ergebnisse. So profitieren die Betriebe von diesen Vorteilen:

• Optimal ausgelastete Kapazität (Mitarbeiter, Maschinen, etc.)
• Vermeiden von Leerlauf oder Leerstand
• Zeitersparnis durch schnellere Ausführung von Arbeitsschritten
• Verkürzung der Transportwege zwischen einzelnen Stationen
• Senkung der Fehlerquote /Ausschussprodukte
• Bessere Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter
• Minimierung von Störungen und deren effektive Behebung
• Termintreue durch eingehaltene Lieferprotokolle

Doch nur mit einer Standardisierung erfolgt auch eine erfolgreiche Automatisierung. Und mittels stetig durchgeführter Analysen lässt sich diese Praxis in der Ablauforganisation auf alle möglichen veränderlichen Variablen anpassen.

Qualitätssicherung als Vorteil

Eine hohe Qualität ist für jedes Unternehmen immens wichtig. Für die Qualitätssicherung müssen Unternehmen die Arbeitsabläufe anpassen und die gesamte Produkt- und Prozessqualität optimieren.

Auslastung von Personal und Maschinen als Vorteil

Durch die Ablauforganisation werden jedem Mitarbeiter einzelne Aufgaben zugeordnet. Eindeutige Anweisungen sind für die Auslastung der Mitarbeiter und der Maschinen besonders wichtig.

Verschiedene Arten der Ablauforganisation

In der Ablauforganisation können sich Unternehmen für unterschiedliche Arten entscheiden. In diesem Abschnitt werden die unterschiedlichen Möglichkeiten näher beschrieben.

• Funktionsorientiert: Bei der funktionsorientierten Organisation müssen Unternehmen als Erstes einzelne Arbeitsschritte und Teilaufgaben bestimmen. Wenn Sie die Arbeitsschritte definiert haben, müssen die Aufgaben und Teilbereiche in die richtige Reihenfolge gebracht werden.
• Zeitlich orientiert: In der zeitliche orientierten Organisation werden der Start und das Ende eines Prozesses bestimmt. Zudem muss die genaue Dauer des Arbeitsschrittes bestimmt werden.
• Räumlich orientiert: Durch eine räumliche Organisation können Unternehmen Störfaktoren in der Produktionskette vermeiden und die Durchlaufzeiten verringern.

Strukturierte Übersicht der Aufgaben und Beispiele

Ein erfolgreiches Projekt sowie ein wirtschaftlich florierendes Unternehmen bedarf stets einer grundlegenden Arbeitsstruktur. Im Prinzip definiert die Ablauforganisation vier relevante Bestandteile einer produktiven Zusammenarbeit:

Arbeitsinhalt

Der Arbeitsinhalt – In diesem Punkt steht beschrieben, welche eindeutige Aufgabe erfüllt werden muss. Dabei berücksichtigt der Arbeitsinhalt die Verwendung notwendiger Hilfsmittel zur Erfüllung der Kernaufgabe. Es ist klar erkennbar, mit welchen Mitteln das Ziel verfolgt wird.

Beispiel: Montage eines Lenkrads mittels speziellem Werkzeug in ein Cockpit.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit – Hierbei handelt es sich primär um die chronologische Bestimmung des Prozesses in der Ablauforganisation. Es muss erkennbar sein, nach welchem Teilschritt der aktuelle Prozess zu erfolgen hat. Des Weiteren bestimmt die geplante Zeitdauer dieses Einzelschrittes sowie eine Deadline bis zum Abschluss der Aufgabe dieses Segment.

Beispiel: Lenkrad nach Einbau des Armaturenbretts binnen 60 Sekunden montieren.

Arbeitsraum

Der Arbeitsraum – Der Standort der Erfüllung einzelner Aufgaben darf nicht unberücksichtigt werden. Intern ermöglicht dieser Bestandteil der Ablauforganisation im Vorfeld eine pragmatische Anordnung einzelner Arbeitsstationen im Unternehmen selbst. Mitunter werden besondere Maschinen in einer separaten Fabrikhalle oder die Fachkompetenz von einem Berater benötigt. Hierzu müssen zusätzlich logistische Parameter kalkuliert werden.

Beispiel: Lenkrad am Fließband (Station 24) montieren. Bezug der Lenkräder von hinten.

Arbeitszuordnung

Die Arbeitszuordnung – Jetzt muss nur noch geklärt werden, wer diesen separaten Arbeitsschritt ausführt. Hierbei kann es sich um Einzelmitarbeiter, Teams oder gar eine gesamte Abteilung handeln.

Beispiel: Zusammenbau des Cockpits mittels sechsköpfiger Mitarbeitergruppe, die sich stündlich in den Arbeitsstationen abwechseln.

Doch die reine Auflistung von einzelnen Prozessketten wird dieser thematischen Strukturierung innerhalb des Betriebs nicht gerecht. Von der Anlieferung kleinster Bauteile bis zur Politur vor der Endabnahme müssen mitunter tausende Einzelschritte ineinander greifen. Die Analyse der Prozesszusammenhänge gehört demzufolge ebenso zu der Herausforderung einer guten Ablauforganisation. Daher stellen sich weiterhin folgende Fragen, die beantwortet werden wollen:

• Welcher Bedarf an Materialien sowie Arbeitsmitteln zu welcher Zeit an welchem Ort?
• Werden zusätzliche Informationen (intern / extern) für den Prozess benötigt?
• Braucht es zur Durchführung unterstützende Arbeitsschritte (im Vorfeld oder währenddessen)?
• Wie ist die Störungsregelung?

Etwaige Lagerkapazitäten sowie Verfügbarkeiten von Einzelelementen müssen daher stets geprüft werden, auch dies wird in der Ablauforganisation festgehalten. Zudem spielt bei einigen Arbeitsstationen die Wartung als ergänzender Arbeitsschritt für eine intakte Produktion eine erhebliche Rolle. Des Weiteren sollten mögliche Störfälle und deren Behandlung aufgezeigt werden. Die Ersatzwerkzeuge bei Defekten und Reservebestände bei Nachschubproblemen gehören diesbezüglich zu den einfachen Lösungen.

Ablauforganisation: Visuelle Darstellung der Unternehmensprozesse

Eine temporale Abhängigkeit der entsprechenden Teiletappen einer Produktion ist somit leicht zu erkennen. Am Ende relevanter Etappen verzweigen sich die Abfolgen. Dies ist von zwei generellen Faktoren abhängig: Zum einen müssen unternehmensinterne Entscheidungen getroffen werden, die eine Produktion optimieren. Andererseits stehen an diesen Zeitpunkten der Ablauffolge ebenso Qualitätsprüfungen an. Damit die Darstellung einer sehr komplexen Ablauforganisation nicht unübersichtlich wird, empfehlen sich diverse Gestaltungsmöglichkeiten:

Verschiedene Farben

Verschiedene Farben werden für unterschiedliche Beschreibungen verwendet. Beispielsweise lassen sich hiermit Standorte oder Mitarbeiter(-gruppen) beschreiben. Zum anderen werden neben separaten Abteilungen ebenso Prozessteile – Baugruppen, Themen, Material, Verbände etc. – und deren Bedeutsamkeit hervorgehoben.

Formen der Ablauforganisation

Die Ablauforganisation besteht aus diversen Arbeitsschritten. Diese unterschiedlichen Ressorts werden der Zugehörigkeit halber am besten in verschiedenen Formen dargestellt. So können die typischen Quadrate für allgemeine Fertigungsarbeiten, Rauten für Montagen und Ovale für Besprechungen Verwendung finden. Hierbei sollten für Prüfungen eindeutige Zeichen integriert sein.

Heutzutage erfolgt dies entweder in einem Meeting per Flow-Chart-Tafel oder immer mehr mittels Projektmanagement Software für separate Laptops oder eine Projektionsfläche.